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Los robos de identidad personal y comercial son un delito que ha ido creciendo y ha dado pie a un tipo de fraude a gran escala. Por otro lado, también podrían existir importantes consecuencias legales por no proteger de manera correcta los datos de los clientes o empleados.
Las medidas de seguridad o protección para documentos no son una opción. Se trata de una necesidad para las empresas y particulares, ya que podrían perder fácilmente su confiabilidad si se produce alguna filtración de datos.
¿Cuáles son los documentos importantes? Es muy importante conocer qué documentos son más confidenciales o contienen datos sensibles en el lugar de trabajo, así como los procedimientos que se deben aplicar para cada tipo.
Se deben identificar los datos que deben protegerse, así que asegúrate de conocer los detalles específicos del lugar de trabajo. Entre los principales tipos documentos con los que se podría incurrir en alguna violación de seguridad se encuentran:
Ya sea que se trate de actas personales o que administres una empresa, nada cambia cuando se trata de información financiera, de clientes o empleados. Debes tener estrictas medidas y políticas de seguridad para documentos físicos.
La mejor manera de asegurarte de que las actas o documentos físicos se mantengan seguros en cualquier lugar es con equipo de papelería de alta calidad. A continuación, mencionamos algunos de ellos:
Triturar documentos confidenciales físicos con información sensible que ya no sean de utilidad es la forma ideal de evitar filtración de datos. Los registros en papel pueden ser robados, fotografiados, por ejemplo. Es importante mencionar que los documentos que se tiran son susceptibles a violaciones si no se desechan correctamente.
Todos los documentos que no sean necesarios o estén vigentes deben ser triturados y desechados de manera profesional. A pesar de que no sean datos vigentes, los delincuentes podrían tomar datos importantes para cometer fraudes.
Tener una trituradora es básico para cualquier negocio. De la misma forma, hay que pensar tener cerca a una empresa que ofrezca reciclaje seguro de papel. Transportarán de forma segura los restos de hojas para ser reciclados, sin dejar rastro de cualquier información.
Todos los documentos importantes (y los que no) con los que trabajas deben ser almacenados y organizados de forma segura dentro de carpetas cuando no los estés usando, ya sea en la caja fuerte de una empresa o en un archivero cerrado con llave en tu oficina.
Es posible que solo se necesite una violación de la seguridad de la información para poner en jaque a toda una empresa, así que te recomendamos tener estas precauciones como parte de tu jornada diaria de trabajo.
A pesar de que el documento esté en carpetas seguras, incluso, si un documento se almacenará en el interior y no estará expuesto a una manipulación constante, enmicar los documentos puede conservar las actas de manera por mucho más tiempo que otro tipo de almacenamiento.
Enmicar documentos es una ventaja no solo para los dueños de negocios sino también para los consumidores que resguardan documentos familiares importantes, como certificados de nacimiento, certificados de matrimonio, fotografías y más.
Existen muchas razones para enmicar información en papel así como documentos que proteger. Para las empresas que buscan una manera fácil y económica de crear identificaciones de empleados en papel duraderas y para las familias que desean preservar sus documentos.
Recuerda que la información personal o confidencial necesita ser protegida ante cualquier eventualidad, por lo que te recomendamos invertir y utilizar equipo profesional para la preservación de documentos físicos como; enmicadoras, engargoladoras, carpetas y destructoras. ¡Protege lo importante!
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